SISÄLTÖ


 


Laskuttamattomat tapahtumat


Laskuttaminen jakaantuu kolmeen vaiheeseen: laskuttamattomien tapahtumien hakuun, laskutapahtumien tarkastukseen ja laskulomakkeeseen. Aloita laskuttaminen valitsemalla Laskutus > Laskun teko.


Laskuttamisen ensimmäisessä vaiheessa aja raportti laskuttamattomista tapahtumista. Hakuehtojen avulla voit esimerkiksi hakea yhden yrityksen tai yhden projektipäällikön kaikki laskuttamattomat tapahtumat tietyltä aikaväliltä.


  • Aikaväli:Laskun toimitusajaksi muodostuu oletuksena se aikaväli, jolla laskuttamattomat tapahtumat on valittu laskutukseen. Toimitusaika voidaan muuttaa laskutusvaiheessa.
    • Yrityksen pääkäyttäjä voi määrittää yleisissä asetuksissa näytetäänkö oletusaikavälinä:

      • Edellinen kuukausi
      • Kuluva kuukausi
      • Edellisen kuukauden ensimmäinen päivä – kuluva päivä
  • "Jätä aloituspäivä huomioimatta" on oletuksena valittu, jotta aiemmille kuukausille ei vahingossa jää laskuttamattomia tapahtumia. Mikäli tämä valinta on päällä, tulee laskun toimitusajaksi ainoastaan valitun ajanjakson loppupäivä, esim. - 31.10.2018.
  • Yhtiö: Yhtiövalinnalla voit rajata laskuttamattomien tapahtumien listan koskemaan tietyn yhtiön projekteja.
  • Projektipäällikkö: Valitse projektipäällikkö kun haluat rajata laskuttamattomien tapahtumien haun koskemaan tietyn projektin tai osaprojektin projektipäällikköä. Tyypillisesti tätä hakua käytetään esimerkiksi, kun projektipäälliköt laskuttavat omia projektejaan.


Lisävalintojen alta voidaan lisäksi valita:


  • Kustannuspaikka: Laskuttamattomat projektit voidaan hakea projektipäällikön kustannuspaikan perusteella.
  • Rooli: Tätä rajausta käytetään yhdessä projektipäällikkövalinnan kanssa. Roolin perusteella voit valita kohdistuuko projektipäällikön perusteella suoritettava haku vastuuhenkilöön, varavastuuhenkilöön vai molempiin. Tyypillisesti projektipäällikkö voi hakea kaikki laskuttamattomat tapahtumat niistä projekteista joissa hän on projektipäällikkönä, mutta jättää pois ne joissa hän on projektipäällikön varahenkilö.
  • Kohdistuu: Tätä rajausta käytetään yhdessä projektipäällikkövalinnan kanssa. Voit valita kohdistuuko projektipäällikön perusteella suoritettava haku projektille, osaprojektille vai molemmille. Tällä rajauksella projektipäällikkö voisi esimerkiksi hakea kaikki laskuttamattomat tapahtumat niistä projekteista joissa hän on projektipäällikkönä, mutta jättää pois ne joissa hän on osaprojektin projektipäällikkö.
  • Osaprojektin status: Tämän valinnan perusteella voit rajata laskuttamattomien tapahtumien hakua osaprojektin statuksen perusteella.
  • Osaprojektin laskutustyyppi: Tämän valinnan perusteella voit rajata laskuttamattomien tapahtumien hakua osaprojektin laskutustyypin perusteella, esimerkiksi hakemalla sopimuslaskutus, tuntilaskutus ja/tai kiinteähintaiset -osaprojektit erikseen.
  • Asiakkaan luokka: Tämän valinnan perusteella voit rajata laskuttamattomien tapahtumien hakua projektin asiakkaan luokan perusteella.
  • Asiakas: Tämän valinnan perusteella voit rajata laskuttamattomien tapahtumien hakua projektin asiakkaan perusteella.
  • Asiakkaan status: Tämän valinnan perusteella voit rajata laskuttamattomien tapahtumien hakua projektin asiakkaan statuksen perusteella.
  • Myyntien aikarajaus: ValueFramessa myynneille (eli tyypillisesti maksuerille) määritellään laskutuspäivä. Projektin alkuvaiheessa laskutuspäivä voi olla tulevaisuudessa. Rajauksen avulla valitaan halutaanko raportille hakea vain valitulle aikajaksolle kuuluvat myynnit myyntitapahtuman laskutuspäivän mukaan vai kaikki laskuttamattomat myynnit raportin aikavälistä riippumatta.
  • Myyntien status: Myyntirivien osalta voidaan myyntien statuksen perusteella valita, haetaanko kaikkia laskuttamattomia, keskeneräisiä vai ainoastaan laskutusvalmiita myyntejä. Tätä rajausta käytetään tyypillisesti ns. keskitetyssä laskutusmallissa jossa projektipäälliköt merkitsevät myyntirivit laskutusvalmiiksi ja laskuttaja suorittaa varsinaisen laskutuksen.
  • Tuntien ja matkojen tila: Laskuttamattomien tapahtumien tilavalinnalla voit rajata raportin hakua siten, että tunneista ja matkoista haetaan joko kaikki tapahtumat, vain hyväksytyt tai vain hyväksymättömät tapahtumat. Myös tätä vaihtoehtoa käytetään tyypillisesti keskitetyssä laskutusmallissa.
  • Erittelytarkkuus: Tämä valinta vaikuttaa siihen millä tarkkuudella laskuttamattomat tapahtumat eritellään raportilla.
  • Laskuttamattomat tapahtumat: Monivalinnalla voidaan valita halutaanko laskun tekoon hakea suoritteita, myyntejä, jatkuvaislaskutteisia myyntejä, tunteja ja/tai matkoja. Mikäli valinnan jättää tyhjäksi, haetaan kaikki tapahtumat.
  • Hae jatkuvaislaskutteiset osaprojektit: Valinnalla voidaan rajata tapahtumien haku vain niille osaprojekteille, joille on laskutustiedoissa valittu jatkuvaislaskutus sallituksi.



Tapahtumien listaus


Raportilla näet (erittelytarkkuudesta riippuen) asiakas-, projekti- ja osaprojektikohtaisesti laskuttamattomat tunnit, tuntien hinnat, matkat ja myynnit. Voit laatia laskuja joko projekti- tai osaprojektitasolta.


Asiakkaan, projektin ja/tai osaprojektin nimen perässä näytetään info-kuvake, mikäli sille on annettu erillinen laskutusohje. Ohjeen saa näkyviin viemällä hiiren kuvakkeen päälle. Tämän lisäksi vihjelaatikoita saa näkyviin myös asiakkaan, projektin ja osaprojektin nimestä, tunnusluvuista sekä laskun teko -kuvakkeista.



Klikkaamalla haluttua tunnuslukua, aukeaa tarkempi erittely laskutukseen haetuista tapahtumista:


  • Tuntimäärää tai -hintaa klikkaamalla näytetään lista laskuttamattomista tunneista. Listalla näytetään henkilö, työvaihe, selite, tuntimäärä sekä laskutettava hinta. Henkilön nimeä klikkaamalla pääsee muokkaamaan tuntikirjausta.
  • Matkalaskun summaa klikkaamalla näytetää lista laskuttamattomista matkalaskuista.
  • Listalla näytetään henkilö, matkalaskun selite, numero, päiväys sekä laskutettava hinta.
  • Henkilön nimeä klikkaamalla pääsee muokkaamaan matkalaskua.
  • Myyntien summaa klikkaamalla näytetään lista laskuttamattomista myyntiriveistä. Listalla näytetään myynnin nimike, tuotekoodi, kappale, yksikköhinta sekä laskutettava hinta yhteensä.
  • Tapahtumaerittely haetaan aina sen mukaan klikataanko tunnuslukua asiakas-, projekti- vai osaprojektitasolta.



Siirry laskutuksen seuraavaan vaiheeseen eli laskutapahtumien tarkastusnäkymään klikkaamalla raportin oikeassa reunassa näkyvää kuvaketta.


Tapahtumien tarkistaminen


Näkymän asetukset


Laskun teko -näkymän oikeassa yläkulmassa on rattaan kuva, josta pääsee muokkaamaan näkymän asetuksia.


 

Tätä kautta voi valita, halutaanko kaikki tapahtumat näyttää oletuksena laajennettuina, näytetäänkö oletuksena sisäinen selite, ja ovatko hyväksymättömät tapahtumat valittuna laskulle. Samasta valikosta voi myös muuttaa laskurivien ryhmittelyn ja erittelyn oletusvalintoja. 



Asiakkaan tiedot


Laskutapahtumien tarkistuksessa ensimmäisenä näytetään asiakkaan tiedot, jolle laskua ollaan luomassa. Asiakastiedoissa näytetään:


  • Asiakkaan nimi
  • Asiakkaan osoitetiedot: Asiakkaan laskutus-, postitus- tai käyntiosoite sen mukaan miten tiedot on annettu. Mikäli projektille on annettu erikseen laskutusosoite, haetaan tieto projektilta.
  • Verkkolaskuosoitetiedot: Verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus mikäli nämä on annettu. Mikäli projektille on annettu erikseen verkkolaskuosoite, haetaan tieto projektilta.


Osoitetietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla osoitetta. Järjestelmä ohjaa käyttäjän automaattisesti lomakkeelle jolta osoite on haettu (esim. asiakkaan laskutustietoihin).


Laskun tunnusluvut


Laskun tunnusluvut esittää koosteen laskun sisällöstä. Tunnuslukujen "Laskutus yhteensä" kertoo laskulle tulevan kokonaissumman valittujen rivien mukaan, ja tämä päivittyy reaaliaikaisesti rivejä valitessa tai muokatessa. Mikäli laskutettavaksi valituilla osaprojekteilla ei ole yhtään tietyn laskutustyypin riviä, esimerkiksi suoritteita, ei tunnusluvuissa tällöin ole omaa riviä suoritteille.


Tuntilaskutus


  • Tunnit: Laskulle valittujen tuntien kappalemäärä.
  • Hinta: Valittujen tuntien alkuperäinen hinnastohinta yhteensä.
  • Laskutus: Valittujen tuntien laskutushinta yhteensä.


Suoritteet


  • Hinta: Laskulle valittujen suoritteiden ostohinta yhteensä.
  • Laskutus: Laskulle valittujen suoritteiden myyntihinta yhteensä.


Alihankintalaskutus


  • Hinta: Laskulle valittujen alihankintaostojen ostohinta yhteensä.
  • Laskutus: Laskulle valittujen alihankintaostojen myyntihinta yhteensä.


Matkakulut


  • Hinta: Laskulle valittujen matkalaskujen kulut yhteensä.
  • Laskutus: Laskulle valittujen matkalaskujen myyntihinta yhteensä.


Kiinteähintainen


  • Tunnit: Laskuttamattomien kiinteähintaisten osaprojektien tuntien kappalemäärä.
  • Hinta: Laskuttamattomien kiinteähintaisten osaprojektien tuntien alkuperäinen hinnastohinta yhteensä.
  • Laskutus: Kaikki myynnit yhteensä. Huom! Myös tuntivelotteisten osaprojektien myynnit.


Osaprojektien valinta


Laskulle on mahdollista hakea yhden tai useamman osaprojektin tapahtumat. Valintalistalla näytetään kaikki osaprojektit, joilta löytyy laskuttamattomia tapahtumia. Rajaa tarvittaessa valintalistalta halutut osaprojektit ja klikkaa "Hae tapahtumat". Tämän jälkeen laskun tekoon päivitetään valittujen osaprojektien laskuttamattomat tapahtumat, muut hakuehdot säilyvät ennallaan.



Sisäinen selite


Uuden tuntikirjauksen myötä laskun teossa näytetään tuntikirjausten sisäiset selitteet. Sisäinen selite näkyy omana kenttänään varsinaisen tuntikirjauksen alapuolella. Sisäiset selitteet voidaan piilottaa joko valitsemalla osaprojekti valinnan oikealta puolelta "Näytä sisäinen selite: Ei" tai asettaa oletusasetuksen yleisistä asetuksista valitsemalla Ylläpito > Yleiset asetukset > Yleiset asetukset > Laskutus ja poistamalla valinnan kohdasta "Näytä sisäinen selite".


Tapahtumalajien suodattaminen


Laskun teon uudessa versiossa on mahdollista valita osaprojektien valinnan oikealta puolelta, minkä tapahtumalajin rivit laskutusnäkymässä halutaan näyttää. Tähän liittyen tulee kuitenkin huomioida, että tiettyjen tapahtumien suodattaminen pois näkyvistä ei estä näiden laskutusta. Jos siis esimerkiksi matkalaskut on suodatettu pois näkyvistä, mutta laskun teon yhteydessä valitaan laskutukseen mukaan kaikki osaprojektin tapahtumat osaprojektitason valintaruudusta, tämä nostaa mukaan myös pois näkyvistä suodatetut tapahtumat. 


Alla olevassa esimerkkikuvassa on suodatettu pois näkyvistä kaikki osaprojektin 2013 alla olevien rivien tapahtumalajit. Osaprojekti on kuitenkin rastitettu oikeasta reunasta mukaan laskutukseen, joten näkyvistä piilotetut rivit, joiden yhteissumma on 980,00€, nousevat näin mukaan laskulle.



Tapahtumien tarkistaminen ja muokkaus


Laskutettavat tapahtumat listataan aina osaprojekteittain, jolloin jokainen osaprojekti on selkeä oma kokonaisuus. Osaprojektin otsikkorivillä näytetään osaprojektin alta laskutettavaksi valittujen rivien yhteishinta. Eri tapahtumalajit on eritelty omiksi summatasoikseen.


Laskutukseen valittavia rivejä on mahdollista tarkastella eri summatasoilta, ja tasoja saa käyttäjän mukaan joko pienennettyä tai laajennettua. Tällä voidaan helpottaa laskun luontinäkymän tarkastelua erityisesti tilanteissa, joissa laskutettavia rivejä on suuri määrä. Uudistetussa näkymässä kiinteähintaiset, nollahintaisena laskutettavat ja tavalliset tuntikirjaukset on myös eroteltu selkeämmin: kiinteähintaiset kirjaukset näkyvät harmaina, eikä näitä ole mahdollista valita mukaan laskutukseen. Nollahintaisena laskutettavat kirjaukset on eroteltu keltaisella taustalla. Esimerkkikuvassa osaprojekti Käyttöönotto on kiinteähintainen, ja Tuntilaskutus, test -osaprojektilla taas on sekä tavallisia että nollahintaisena laskutettavia kirjauksia. 



Tuntikirjausten osalta tapahtumien tarkastelun rakenne on Osaprojekti > Työvaihe > Henkilö. Tämä tarkoittaa, että ylimpänä summatasona on aina osaprojekti, ja porauduttaessa riveihin tarkemmin on nämä eritelty ensin työlajien mukaan, ja työlajien alapuolella henkilön mukaan. 


Laskutettavien tuntikirjausten muokkaus:


  • Voit muuttaa tuntilaskutteisten tuntikirjausrivien selitteitä, määriä ja hintoja. Tuntikirjauksen määrän muuttaminen ei vaikuta alkuperäisen tuntikirjauksen tunteihin, vaan muutos koskee ainoastaan laskutettavaa tuntimäärää.
  • Mikäli tuntikirjauksilla on käytössä työvaiheet, voidaan myös työvaiheiden muokkaus sallia laskun teossa.
  • Mikäli tuntikirjauksilla on käytössä palkkalajit, voidaan myös palkkalajien muokkaus sallia laskun teossa.
  • Päivämäärää klikkaamalla pääsee siirtymään tuntikirjauksen tietoihin.



Laskutettavien myyntien ja suoritteiden muokkaus:


Ennen laskulomakkeelle siirtymistä voidaan muokata alla mainittuja tietoja. Huom! Muutokset tallentuvat myös alkuperäiselle myynnille ja suoritteelle, eli mikäli muutetaan nimikettä tai määrää, muutos tallentuu myös alkuperäiselle myyntiriville.


  • Myyntien ja suoritteiden tuotekoodia, nimikettä ja hintaa voi muokata vapaasti.
  • Myynneillä ja suoritteilla voi myös muuttaa kappalemäärää.
  • Klikkaamalla päivämäärää saa avattua alkuperäisen muokkauslomakkeen auki.



Laskutettavien matkalaskujen muokkaus:


Ennen laskulomakkeelle siirtymistä voidaan muokata alla mainittuja tietoja.


  • Matkarivin tuotekoodia, nimikettä ja hintaa voi muokata vapaasti.
  • Klikkaamalla auto -kuvaketta pääsee siirtymään alkuperäiselle matkalaskulle jonka kautta voi muokata myös muita matkalaskun tietoja.
  • Info -kuvakkeessa näytetään onko matkalasku hyväksytty vai hyväksymätön. Viemällä hiiren kuvakkeen päälle nähdään kuka matkalaskun on hyväksynyt sekä hyväksynnän ajankohdan.
  • Klikkaamalla päivämäärää saa avattua alkuperäisen muokkauslomakkeen auki.



Muut toiminnot:


  • Mikäli jotakin riviä ei voi ollenkaan laskuttaa ja se halutaan poistaa laskutuksesta, klikataan roskakori -kuvaketta. Huom! Alkuperäinen kirjaus säilyy ja kirjaus poistetaan vain laskutuksesta.
  • Voit jättää laskurivejä pois laskulta Mukaan laskulle -valinnalla. Kyseiset rivit jäävät tällöin laskuttamattomiksi odottamaan seuraavaa laskutuskertaa.
  • Voit lisätä uusia myyntejä osaprojektin "Yhteenveto" -välilehdellä valitsemalla "Lisää uusi myynti".


Lopuksi näytetään vielä yhteenvetorivit tuntikirjauksista työvaiheittain, matkakuluista, myynneistä, alihankinnoista sekä suoritteista. Yhteenvetoriveillä näytetään laskulle valittujen rivien hinta yhteensä, sekä kaikkien rivien hinta yhteensä. Näin nähdään selkeästi laskulle tuleva hinta sekä mitä jää myöhempään laskutettavaksi.


Kiinteähintaiset tapahtumat laskun teossa


Laskun teossa näytetään infotietona myös kiinteähintaisille osaprojektille kirjatut tuntikirjaukset. Tunnit haetaan laskuttamattomien tapahtumien haussa valitulta aikaväliltä. Näin laskun teossa on helpompaa jatkossa tarkistaa kiinteähintaisille osaprojekteille kirjatut tunnit sekä varmistaa, että onhan oikeat myyntirivit lisätty.



Laskulomakkeen tiedot


Laskutettavien tuntikirjausten ryhmittely


Ennen varsinaiselle laskulomakkeelle siirtymistä valitse miten haluat laskurivit ryhmiteltäväksi. Valitse haluatko ryhmitellä laskurivit tuntityönä laskutettavien töiden osalta:


  • Henkilöittäin
  • Osaprojekteittain
  • Osaprojekteittain ja henkilöittäin
  • Osaprojekteittain ja työvaiheittain
  • henkilöittäin ja työvaiheittain
  • Työvaiheittain
  • Osaprojekteittain, henkilöittäin ja palkkalajeittain


Näiden lisäksi tuntikirjaukset on mahdollista tuoda laskulle erittelemättöminä. Tällöin jokaisesta tuntikirjauksesta tuodaan oma laskurivi jonka nimeämiseen vaikuttaa mikä muotoilu on valittu. Alla olevassa esimerkissä on valittu henkilöittäin jolloin laskurivin nimeksi tulee henkilön nimi + tuntikirjauksen selite + päiväys, esim: Fredlund Janne, lisätyö, 25.7.2018. Mikäli muotoiluun otetaan osaprojekti ja/tai työvaihe mukaan, näytetään nämä laskurivillä.



Laskutettavien tuntikirjausten ryhmittely tehtävittäin


Tuntikirjaukset on mahdollista ryhmitellä myös


  • Tehtävittäin
  • Tehtävittäin ja henkilöittäin
  • Tehtävittäin ja työvaiheittain


Tällöin kaikki tehtävälle kirjatut tunnit näytetään yhdellä laskurivillä.


Laskurivillä näytetään tuntikirjaukselle liitetyn tehtävän otsikko. Lisäksi rivillä näytetään myös henkilö tai työvaihe, mikäli ryhmittelyksi on valittu Tehtävittäin ja henkilöittäin tai Tehtävittäin ja työvaiheittain. Mikäli laskulle tulee mukaan myös tuntikirjauksia joita ei ole liitetty tehtävään, näytetään nämä aina oletuksena osaprojekteittain ja työvaiheittain ryhmiteltynä.


Suoritteiden ryhmittely


Tuntikirjauksen yhteydessä lisätyt suoritteet on mahdollista tuoda laskulle joko omina riveinään tai yhdistää samalla tuotekoodilla olevat suoritteet yhdeksi laskuriviksi. Tällöin laskuriville haetaan tuotekoodin mukainen nimike tuoterekisteristä.


Laskutettavien matkalaskujen ryhmittely


Matkalaskun laskutuserittelyn ollessa käytössä, matkalaskurivit on mahdollista tuoda laskulle joko omina riveinään tai yhdistää samalla matkalaskukoodilla, osaprojektilla ja henkilöllä olevat matkalaskurivit yhdeksi laskuriviksi.



Mikäli matkalaskurivit tuodaan laskulle yhdisteltyinä, laskurivin nimikeeksi muodostuu Osaprojektin nimi (asetuksesta riippuen ) + Matkalaskukoodi + Henkilön nimi. Kuvan esimerkissä laskurivin nimikkeeksi tulee: Konsultointi Kilometrit Kemiläinen Riina. Laskurivin määrä ja hinta lasketaan yhteensä yhdistetyiltä riveltä.


Mikäli matkalaskurivit tuodaan laskulle yhdistelemättöminä, laskuriville tuodaan suoraan osaprojektille syntyneen myynnin nimike, määrä ja hinta.



Laskulomake


Laskun asiakastiedot


Laskutusosoite haetaan osaprojektin, projektin tai asiakkaan laskutustiedoista mainitussa järjestyksessä (ensijaisesti laskulle haetaan osaprojektin laskutusosoite jos se on annettu, sitten projektin, ja sitten asiakkaan). Jos asiakkaan tiedoissa ei ole erikseen annettu laskutusosoitetta, käytetään asiakkaan postitusosoitetta. Mikäli myöskään postitusosoitetta ei ole annettu, käytetään asiakkaan käyntiosoitetta. ValueFrameen ei siis tarvitse syöttää samoja osoitetietoja moneen kertaan, jos esimerkiksi käyntiosoite on asiakkaan ainoa osoitetieto. Edellä kuvatun mukaisesti myöskään projektille tai osaprojektille ei tarvitse syöttää laskutusosoitteita niiden ollessa samat kuin asiakkaan tiedoissa. Huom! Laskulomakkeella asiakkaan nimeen tai osoitteeseen tehdyt muutokset eivät päivitä asiakasrekisterin tietoja.


Laskulle on sen luomisen jälkeen myös mahdollista vaihtaa asiakas:


  • Etsi haluamasi lasku laskuluettelon kautta
  • Paina laskunumeron vieressä olevasta harmaasta painikkeesta auki valikko, ja paina täältä "Muokkaa laskua"
  • Paina tästä auenneen valikon yläreunasta kohtaa "Vaihda asiakas laskulle"
  • Etsi valikosta haluamasi asiakas ja paina "Valitse asiakas laskulle"


Lisätietoja asiakastietojen muodostumisesta laskulle voit lukea täältä.



Joissakin tapauksissa laskulla on mahdollista antaa myös erillinen maksajan osoite, mikäli laskun vastaanottaja ja maksaja eivät ole samoja asiakkaita. Tämä ominaisuus on erikseen kytkettävissä päälle, eikä sitä voi käyttää kaikkien taloushallintointegraatioiden kanssa.


Laskun perustiedot


Tarkista ja muuta seuraavaksi tarvittaessa laskun perustietoja. Laskun perustiedot muodostuvat seuraavasti:


  • Laskun numerosarja: Valitse tarvittaessa oikea numerosarja
  • Tilaaja: Projektin "Perustiedot" -välilehdellä valittu asiakkaan yhteyshenkilö
  • Viitteenne: Projektin tai osaprojektin "Laskutustiedot" -välilehdellä määritelty asiakkaan laskuviite
  • Sopimusnumero: Projektin tai osaprojektin "Laskutustiedot" -välilehdellä määritelty sopimusnumero
  • Tiliöintiviite: Asiakkaan edellyttämä tiliöintiviite jota käytetään asiakkaan taloushallinnossa
  • Toimitusaika: Oletuksena laskuttamattomien tapahtumien haussa käytetty päivämäärä
  • Myyjä: Oletuksena tyypillisesti projektin projektipäällikkö
  • Kieli: Asiakkaan "Laskutustiedot" -välilehdellä määritelty laskutuskieli
  • Päivämäärä: Laskun päiväys (oletuksena kuluva päivä)
  • Eräpäivä: Asiakkaan maksuehdon mukaan laskettu laskun eräpäivä
  • Arvopäivä: Laskun eräpäivän laskentaa varten käytettävä apukenttä. Hyödynnetään erityisesti kun lasku päivätään kuluvaa päivää aikaisemmalle päivälle
  • Viivästyskorko: Yhtiön tiedoissa määritelty viivästyskorko
  • Maksuehto: Asiakkaan "Laskutustiedot" -välilehdellä annettu maksuehto
  • Asiakkaan Y-tunnus: Asiakkaan perustiedot -välilehden Y-tunnus
  • Laskun nimi: Oletuksena laskun nimeksi tulee projektin tai osaprojektin nimi
  • Lisäteksti: Tähän kenttään haetaan projektin tai osaprojektin "Laskutustiedot" -välilehdeltä "Lisätiedot" -kentän teksti


Lisätietoja laskun perustietojen muodostumisesta laskulle voit lukea täältä.



Laskun rivitiedot


Laskurivin tiedot on jaettu kahdelle riville. Ylimmällä rivillä näytetään laskurivin tuotekoodi, kirjanpitotili, laskentakohteet, alv, määrä ja hintatiedot. Alempi rivi on varattu kokonaan nimikkeelle. Laskurivien järjestystä voi vaihtaa helposti ylös- tai alaspäin nuolia klikkaamalla. Lisätietoja laskurivien tietojen muodostuksesta voit lukea täältä.


Huom! Laskurivien määrän tai hinnan muokkaaminen tai poistaminen tässä vaiheessa laskutusta ei ole suositeltavaa. Mahdolliset muutokset tulisi tehdä laskutapahtumien tarkistusvaiheessa. Mikäli kuitenkin muutat esimerkiksi tuntimääriä tai hintoja, huomioi että nämä muutokset eivät vaikuta alkuperäisten tuntikirjausten tuntimääriin tai tuntihintaan. Laskurivin poistaminen tarkoittaa käytännössä samaa kuin tapahtuman hinnan nollaus. Alkuperäinen tapahtuma merkitään tällöin laskutetuksi, eikä se enää nouse uudelleen laskuttamattomien tapahtumien listalle.


Lomakkeen lopussa on mahdollisuus lisätä uusi laskurivi. Riville tulee täyttää vähintään määrä, hinta sekä nimike.



Klikkaa "Esikatsele" mikäli haluat tarkastaa laskun PDF-muotoisena ennen lopullista laskun muodostamista. Kun olet valmis, tee varsinainen lasku valitsemalla "Tee lasku". Tämän jälkeen voit joko tulostaa laskun ja tarvittaessa sen liitteen tai jatkaa laskujen tekemistä, mikäli haluat tulostaa useamman laskun kerrallaan.


Lisätietoja laskuttavan yhtiön tiedoista laskulla voit lukea täältä.


 


Merkkimäärärajoitukset


Mikäli järjestelmässä on käytössä Finvoice 3.0-standardi, on laskutukseen liittyvillä kentillä käytössä merkkimäärärajoitukset. Nämä merkkimäärärajoitukset pohjautuvat Finvoice 3.0-standardin rajoituksiin. 


Mikäli kenttää täytettäessä merkkimäärä tulee täyteen, ei järjestelmä anna lisätä merkkejä ko. kenttään. Mikäli asiakkaan tai laskun tiedot on täytetty ennen merkkimäärärajoitusten julkaisua, voi kenttien perässä näkyä negatiivisia merkkimääriä, jotka on korostettu punaisella. Tämä ei estä laskun lähetystä.





Laskun jakaminen useammalle asiakkaalle


ValueFramessa voidaan erikseen aktivoida toiminto, jonka avulla tehty lasku voidaan jakaa useammalle asiakkaalle. Käyttöoikeus tähän toimintoon voidaan antaa halutulle käyttäjäryhmälle. Toiminto aktivoidaan tuen toimesta.


Laskun jakaminen


Kun toiminto on aktivoitu käyttöön, lasku voidaan jakaa kahden tai useamman eri asiakkaan kesken Laskuluettelon kautta. Laskun jakaminen onnistuu tekemällä ensin lasku normaalisti yhdelle asiakkaalle sisältäen koko yhteissumman. Laskuluettelosta pystytään jakamaan lasku valitsemalla halutun laskun toimintovalikosta (laskunumeron vasemmalla puolella) vaihtoehto "Jaa lasku muille asiakkaille":



Tämän jälkeen määritellään jaettavan laskun asiakas ja jakoprosentti:



Jakoprosentti-kenttään tulee laittaa se prosenttimäärä, mikä jaettavan asiakkaan on tarkoitus maksaa (esim. Asiakkaan X tehdyn laskun alkuperäinen summa 1000€, lasku jaetaan asiakkaalle Y ja jakoprosentiksi määritetään 70% => Asiakkaalle Y tulee laskun summaksi 700€). Kuvan esimerkissä lasku jaetaan puoliksi kahdelle asiakkaalle.


Jaa lasku -painikkeen jälkeen avautuu vielä Laskun muokkaus -näkymä, jossa voidaan muokata esim. osoite- tai laskutustietoja. Tämän jälkeen painetaan "Tallenna", jonka jälkeen lasku muodostetaan ja se voidaan lähettää. 


Lasku voidaan jakaa tällä tavalla useammalle asiakkaalle. Tämä tapahtuu toistamalla laskun jakamisen alkuperäiselle laskulle. Mikäli lasku jaetaan useammalle asiakkaalle, jakoprosentin kanssa on oltava tarkkana, jotta kokonaissumma jakautuu asiakkaille halutulla tavalla. Jakoprosentin tulee aina olla haluttu prosenttiosuus alkuperäisen laskun alkuperäisestä summasta. (Esimerkiksi jos laskusta halutaan jakaa kahdelle muulle asiakkaalle 30%:n osuudet, toteutetaan tämä niin, että ensin jaetaan yhdelle asiakkaalle jakoprosentilla 30 ja tämän jälkeen toiselle asiakkaalle käyttäen jakoprosenttia 30. Alkuperäiselle laskulle jää tällöin 40% alkuperäisestä summasta).


Jaetun laskun hyvittäminen


Mikäli jaettu lasku tulisi hyvittää, tulee ensin hyvittää alkuperäisen asiakkaan lasku, joka hyvittää myös jaetun asiakkaan laskun. Tämän jälkeen molemmat laskut tulee muodostaa uudelleen oikeilla tiedoilla.


Muita huomioita

  • ValueFramessa laskut muodostuvat aina kahden desimaalin tarkkuudella. Mikäli jaetun laskun summassa on useampi desimaali, ValueFrame pyöristää tämän kahteen desimaaliin joka voi johtaa siihen että jaettujen laskujen summa yhteensä ei ole sentilleen sama kuin alkuperäisen.
  • Jaetulle laskulle ei tule automaattisesti järjestelmän generoimaa liitettä, vaikka alkuperäisella laskulla olisi tällainen tai asiakkaan asetusten mukaisesti laskun mukana pitäisi lähteä liite. Liitteet pitää erikseen manuaalisesti lisätä laskulle.
  • Laskun jakaminen ValueFramessa on mahdollista vain yhden desimaalin tarkkuudella. Jos lasku on tarpeen jakaa kahden desimaalin tarkkuudella, esimerkiksi kolmeen 33,33% osaan, tämä täytyy tehdä luomalla kolme erillistä, yhtä suurta myyntiä ValueFrameen, ja laskuttamalla nämä eri asiakkailta.


Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.