Dokumenttipohjien käyttötarkoitus
Dokumenttipohjia käytetään nopeuttamaan ja automatisoimaan tarjousten, sopimusten, esitteiden ja muiden myyntityöhön liittyvien dokumenttien tuottamista. ValueFrameen syötetyt tiedot liitetään asiakkaan laatimaan dokumenttipohjaan, jolloin dokumenteista tulee aina samannäköisiä ja virhealtis hintatietojen käsinkirjaamisen tarve poistuu.
Keskeisimmät ominaisuudet
Dokumenttipohjilla voidaan hallita:
- tarjouksen perustiedot: kokonaissumma, voimassaoloaika, toimituspäivä, maksuehto, …
- tarjouksen rivikohtaiset tiedot: kappalemäärät, yksikköhinnat, rivien summat, tuotenimikkeet
- asiakasyrityksen (yhteys)tiedot
- asiakkaan yhteyshenkilön tiedot
- oman yrityksen (yhteys)tiedot
- tarjousvastaavan tiedot
Tekninen ratkaisu
ValueFrame käyttää RTF-tiedostomuotoa (Rich Text Format), koska se on riippumaton käyttöjärjestelmästä ja käytettävästä tekstinkäsittelyohjelmasta. Microsoft Word -tekstinkäsittelyohjelmaa voi käyttää RTF-dokumenttipohjien luomiseen; dokumenttipohja täytyy vain lopuksi tallentaa RTF-muotoon, jonka jälkeen se on valmis käytettäväksi ValueFramessa. RTF-tiedostomuoto tarjoaa lähes kaikki samat muotoiluominaisuudet kuin Microsoft Word -tiedostomuotokin (.DOC).
Parhaat käytännöt
Seuraavat asiat tehostavat toimintaa ja parantavat asiakastyytyväisyyttä:
- Vältä suurien kuvien käyttämistä RTF-dokumenttipohjissa, koska ne kasvattavat dokumentin kokoa ja kasvattavat näin ollen verkkoliikennettä.
- Jos lähetät dokumentteja asiakkaalle sähköisessä muodossa, pyri pitämään dokumentit mahdollisimman pienikokoisina. Erityisesti RTF- ja Word-dokumenteilla (.DOC) on taipumus kasvaa suurikokoisiksi. Lopullisen dokumentin muuntaminen Adobe PDF –muotoon pienentää yleensä lähetettävän dokumentin koko murto-osaan alkuperäisestä.
- ValueFrame tuottaa dokumentit alusta loppuun täysin automaattisesti, mutta on hyvä tarkistaa kaikki tiedot vielä kerran ennen dokumentin lähettämistä asiakkaalle.
- Lopuksi dokumentti kannattaa tallentaa ValueFrameen, jotta dokumentti jää talteen siinä muodossa, jossa se myös toimitettiin asiakkaalle. Tämä on erityisen tärkeää silloin jos dokumenttia on muokattu sen jälkeen, kun se on muodostettu automaattisesti käyttäen dokumenttipohjaa.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback