Yleistä Hubspot-integraatiosta

Hubspot-integraation avulla voidaan siirtää asiakas- ja kontaktitietoja sekä tarjouksia Hubspotista ValueFrameen. Integraatio päivittää tiedot kerran vuorokaudessa, integraatio on yksisuuntainen ja Hubspot toimii asiakas- ja kontaktitietojen master-järjestelmänä. Integraation kautta tuodaan tarjouksen perustiedot, mutta ei tarjousrivejä.

Integraation käyttöönotto

Hubspot-integraation aktivoinnin tulee tehdä henkilö, jolla on Hubspotissa oikeudet Contact-scopeen.

Rajapinnan avaaminen

Rajapinnan avaus tehdään valikosta Ylläpito > Hubspot-integraatio.

Valitse tämän jälkeen mitä tietoja haluat siirtää Hubspotista ValueFrameen, valittavana on:

Asiakkaiden siirto
Kontaktien siirto
- ValueFrameen voidaan tuoda joko kaikki Hubspotissa olevat kontaktit tai pelkästään kontaktit, joille löytyy asiakas ValueFramesta.
Tarjousten siirto
- Huom! Tarjousten siirto vaatii myös asiakkaiden ja kontaktien siirron, sillä asiakkaat tunnistetaan Hubspot-ID:n avulla.

Riippuen siitä, mitä tietoja on valittu siirrettäväksi Hubspotista ValueFrameen, hallintaliittymään tulee valittavaksi lisävalintoja.

Yhtiö, jonka alle asiakas perustetaan: Kaikki Hubspotista tuotavat asiakkaat tallennetaan valitun yhtiön alle.
Yhtiö, jonka alle tarjous perustetaan: Kaikki Hubspotista tuotavat tarjoukset tallennetaan valitun yhtiön alle.
Tarjousnumerosarja, jonka alle tarjoukset perustetaan: Mikäli ValueFramessa on käytössä tarjousnumerosarjat, valitaan minkä tarjousnumerosarjan alle tarjoukset tallennetaan.
Notifikaatioiden henkilöryhmä: Voidaan valita ValueFramen henkilöryhmä, jolle tuodaan tiedot lisätyistä ja päivitetyistä tiedoista etusivun notifikaatiot-widgetille sekä voidaan valita eri henkilöryhmä, jolle tuodaan tiedot tarjouksista.
- Huom! Suosittelemme, että integraation aktivoinnin yhteydessä ei vielä valita notifikaatioiden henkilöryhmiä, koska ensimmäisen siirron yhteydessä lisätään ja päivitetään kaikkien Hubspotista löytyvien asiakkaiden, kontaktien ja tarjousten tiedot ValueFrameen ja etusivun widgetille tulee oma rivi jokaisesta päivityksestä.
Muodosta linkki Hubspottiin: Kun tämä on valittuna, niin asiakkaiden siirron yhteydessä muodostetaan HubSpotin puolelle asiakkaan tietoihin linkki, joka vie asiakkaan tietoihin ValueFramen puolella

Valitse Tallenna asetukset, jonka jälkeen ValueFrame pyytää käyttäjää kirjautumaan HubSpottiin integraation muodostamista varten.

Siirrettävien tietojen valinta ja mappaus

Kun yhteys Hubspottiin on muodostettu, näytön alaosaan avautuu osio Integroitavat kentät, jossa voidaan valita käytössä olevista siirroista riippuen, mitä kenttiä siirretään Hubspotista ValueFrameen, mitkä tiedot ovat pakollisia, mitkä kentät huomioidaan tuplien tarkistuksessa ja mitä Hubspotin ja ValueFramen kenttien tietoja sidotaan keskenään.

ValueFrame-kenttä: tässä on listattuna ne ValueFramen kentät, joiden tietoja voidaan päivittää Hubspotista.
Hubspot-kenttä: tässä on listattuna kaikki Hubspotin kentät, valitse valintalistasta ValueFramen kenttää vastaava Hubspot-kenttä.
Tuo: Rastittamalla valintaruutu ko. tieto siirretään Hubspotista ValueFrameen.
Pakollinen: Rastittamalla valintaruutu voidaan määritellä, että vain sellaiset asiakkaat / kontaktit / tarjoukset tuodaan Hubspotista ValueFrameen, joissa ko. kentässä on tietoa. Tällä voidaan estää esim. sellaisten kontaktien tuominen ValueFrameen, joilta puuttuu etu- ja sukunimi.
Tuplien tarkistus: Valitaan minkä kenttien perusteella tuplien tarkistus tehdään. Tuplien tarkistusta varten voidaan valita useampi kenttä.
- Esim. kontaktien osalta tuplien tarkistuksessa kannattaa käyttää etunimeä, sukunimeä sekä sähköpostiosoitetta. Jos käytetään pelkkää etu- ja sukunimeä, integraatio päivittää kaikkien samannimisten kontaktien tiedot.
- Huom. puhelinnumeroa ei kannata käyttää tuplien tarkistukseen, koska se voidaan tallentaa järjestelmissä useammassa eri muodossa.
Sido arvot: Valinnalla voidaan sitoa keskenään ValueFramen ja Hubspotin kenttien arvoja vastaamaan toisiaan. Vasemmassa reunassa näytetään ValueFramen kentän arvot ja kohdasta Hubspotin arvo valitaan mikä arvo Hubspotissa vastaa ValueFramen vastaavaa arvoa. Rastittamalla rivin lopussa oleva valintaruutu, valitaan mitkä arvot ValueFrameen tuodaan.
- Mikäli kentässä Tuo vain valituilla arvoilla on rasti, Hubspotista tuodaan vain ne asiakkaat / kontaktit, joiden valitun kentän arvo on valittuna kentässä. Mikäli valintaruutua ei ole rastitettu, tuodaan kaikki asiakkaat / kontaktit, ja jos ValueFramen kentälle ei löydy vastinetta sidottavista arvoista, kenttään tuodaan tyhjä arvo.

Kun siirrettävät tiedot ja niiden mappaus on tehty, valitse näytön alareunasta painike Tallenna.

Integraation käynnistäminen

Kun kaikki asetukset on määritelty, voidaan integraatio käynnistää. Valitse painike Käynnistä integraatio. Kun integraatio käynnistetään, ValueFrame siirtää kaikki annettujen asetusten mukaiset asiakkaat / kontaktit / tarjoukset ValueFrameen. Näytölle tulee teksti Hubspot-siirto on käytössä.

Integraation asetusten muokkaaminen

Mikäli integraation asetuksiin on tarve tehdä muutoksia, integraatio täytyy pysäyttää ennen muokkausta. Integraatio voidaan pysäyttää valikosta Ylläpito > Hubspot-integraatio valitsemalla painike Pysäytä integraatio.

Lisäksi tehdyt asetukset tulee nollata valinnalla Tyhjennä asetukset.

Notifikaatiot

Etusivun notifikaatiot -widgetille voidaan tuoda tiedot Hubspotista tuoduista uusista ja muokatuista asiakkaista, kontakteista ja tarjouksista. Notifikaatioiden näyttämistä varten integraation asetuksissa on valittava ValueFramen henkilöryhmä, jolle ilmoitukset näytetään.

Notifikaatiot-widgetin asetuksista valitaan Näytettävä data -kohdasta valinta Hubspot-ilmoitukset.

Integraation lisäämät ja päivittämät asiakkaat, kontaktit ja tarjoukset näkyvät widgetillä kunnes ne on kuitattu.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei