- Henkilöstön kuormitus % työajasta
- Kalenteri
- Muistilaput
- Notifikaatiot
- Suosikkihaut
- Sähköpostit
- Tiedotteet
- Viimeksi käytetyt
Henkilöstön kuormitus % työajasta
Asetukset:
Widgetin asetuksista voidaan määrittää:
- Widgetin otsikko, oletuksena Henkilöstön kuormitus % työajasta
- Näytettävä data käyttöoikeuksien puitteissa: oma / alaiset / oma yhtiö / kaikki yhtiöt. Oletuksena näytetään oma työkuorma
- Widgetin maksimikorkeus, oletuksena 500
Lisäksi mikäli käyttäjällä on oikeudet nähdä oman yhtiön tai kaikkien yhtiöiden henkilöstön työkuorma ja joku näistä on valittuna näytettäväksi dataksi, asetuksista on mahdollista valita:
- Henkilöryhmä: haetaan ryhmään kuuluvien henkilöiden kuormitus
- Henkilöt: valitaan halutut henkilöt joiden kuormitusta halutaan seurata
Näiden avulla voidaan esimerkiksi tehdä jokaisen tiimin kuormituksesta omat widgetit.
Widgetin sisältö:
Widget näyttää henkilöstön kuluvan viikon ja tulevien 7 viikon kuormituksen. Henkilöiden kuormitusprosentti lasketaan kuten kuormituskuvaajassa, vertaamalla henkilön käytettävissä olevaa työaikaa henkilölle resursoituihin tunteihin tietylle aikavälille kohdistettuna. Widget näyttää käyttäjälle joko omien alaisten, oman yhtiön henkilöiden tai kaikkien yhtiöiden henkilöiden kuormituksen käyttäjän käyttöoikeuksien mukaisesti.
Lue lisää henkilöstön kuormituskuvaajasta.
Kalenteri
Asetukset:
Kalenteriwidgetin asetuksissa voidaan määrittää
- Widgetin otsikko, esim. Kalenteritapahtumat tai Kuittaamattomat työt
- Widgetin maksimikorkeus, oletuksena 310
- Automaattinen päivitys, päivitetäänkö widgetin sisältöä automaattisesti kyllä/ei
- Widgetin tietojen päivitysväli, oletuksena 30 minuuttia
- Widgetin hälytykset: oletuksena kyllä, jolloin widget antaa ilmoituksen mikäli käyttäjällä on uusia toisten lisäämiä tai kuittaamattomia tapahtumia
- Kuinka monta päivää tapahtumia haetaan tulevaisuuteen, oletuksena seitsemän päivää
- Näytetäänkö kuluvalta päivältä aikaisemmat tapahtumat, oletuksena kyllä
- Näytetäänkö myös menneet kuittaamattomat tapahtumat, oletuksena kyllä.
- Mikäli widgwetillä halutaan näyttää vain tulevat tapahtumat kannattaa vanhat kuittaamattomat tapahtumat valita widgetiltä pois.
- Näytetäänkö kuukausikalenteri, oletuksena ei
- Näytetäänkö omat, uudet, kuittaamattomat, poistetut ja hylätyt tapahtumat, oletuksena kaikki
- Näytettävät tapahtumat, vaihtoehtoina ryhmät ja tyypit
Widgetin sisältö:
Yleiset toiminnot:
- Näytä kuluva päivä: mikäli tapahtumia on paljon, kuvakkeesta voi siirtää kohdistuksen kuluvalle päivälle
- Näytä kuukausikalenteri: kuvakkeesta voi avata/piilottaa kuukausikalenterinäkymän. Teemasta riippuen, kuukausikalenterissä sinisellä numerolla oleva päivä on kuluva päivä.
- Omat tapahtumat: Näytetään listalla tapahtumat joiden omistaja käyttäjä on tai jotka käyttäjä on itse lisännyt. Lisäksi listalla näytetään tapahtumat joihin käyttäjä on liitetty ja jotka hän on hyväksynyt (kts. kohta uudet tapahtumat).
- Uudet tapahtumat: Näytetään toisten lisäämät tapahtumat joihin käyttäjä on liitetty. Näin nähdään esimerkiksi toisen lisäämä uusi palaveri johon käyttäjä on liitetty mukaan. Uuden tapahtuman voi hyväksyä, eli ilmoittaa esimerkiksi palaverin sopivan liitetylle henkilölle. Tällöin tapahtuma poistuu uudet tapahtumat -listalta ja siirtyy omiin tapahtumiin. Huom! Mikäli toinen henkilö lisää käyttäjälle tapahtuman joiden omistajana käyttäjä on, tapahtumaa ei näytetä uusissa tapahtumissa vaan omat tapahtumat listalla.
- Kuitattavat tapahtumat: Näytetään kuitattavat tapahtumat joiden omistajana käyttäjä on tai joihin hänet on liitetty ja joita hän itse ei ole vielä kuitannut suoritetuksi. Näin listalla voidaan erotella esimerkisi omat muistettavat to do -asiat.
- Poistetut tapahtumat: Näytetään poistetut tapahtumat joihin käyttäjä on liitetty. Näin voidaan näyttää esimerkiksi peruuntuneet palaverit joihin käyttäjä on ollut liitettynä mukaan.
- Hylätyt tapahtumat: Näytetään käyttäjän omistamat tai itse lisäämät tapahtumat joissa liitetty henkilö on hylännyt tapahtuman. Näin saadaan tietää mikäli esimerkiksi tapahtumalle mukaan liitetty henkilö ei pääse osallistumaan yhteiseen palaveriin.
Huom! Yleisistä toiminnoista tehdyt valinnat tallentuvat automaattisesti myös widgetin asetuksiin, mikäli käyttäjällä on oikeus muokata työpöydän asetuksia. Käytännössä muutokset tallentuvat siis silloin jos valinnat tehdään käyttäjän omalla työpöydällä, tai käyttäjällä on pääkäyttäjäoikeudet.
Kalenteritapahtuman tiedot
Viemällä hiiren kalenteritapahtuman päälle näytetään:
- Tapahtuman muokkaus -kuvake
- Lisää tuntikirjaus -kuvake
- Tapahtuman otsikko, paikka sekä lisätiedot
- Tapahtumaan liitetyt henkilöt
- Tapahtumalle liitetty asiakas / kontakti / projekti / osaprojekti / tehtävä
- Tapahtuman omistaja, lisääjä sekä muokkaaja
Muistilaput
Widgetin asetukset:
Widgetin asetuksissa voidaan määrittää:
- Widgetin otsikko, oletuksena Muistilaput
- Widgetin oletuskorkeus 310
Widgetin sisältö:
Widgetillä on mahdollista lisätä käyttäjän omia muistutuksia. Muistutuksia voidaan raahamalla järjestellä ja ne näytetään widgetillä kunnes käyttäjä itse klikkaa ne kuitatuksi. Muistutuksia voi muokata kynä-kuvakkeesta.
Notifikaatiot
ValueFramen työpöydälle on tällä hetkellä mahdollista saada notifikaatiot:
- Tehtävämuutoksista: deadline muuttuu, uusi kommentti, status on muuttunut jne.
- Uusista pikaviesteistä
- Integraation kautta tuoduista ostolaskuista
Widgetin asetukset
Widgetin asetuksissa määritellään mistä notifikaatiot halutaan tuoda. Näin esimerkiksi tehtäviin liittyvät notifikaatiot voidaan tuoda eri widgetille kuin ostolaskujen siirtoon liittyvät ilmoitukset.
Notifikaatiot widgetin asetuksissa voidaan määrittää
- Widgetin otsikko, oletuksena Notifikaatiot
- Widgetin maksimikorkeus, oletuksena 310
- Automaattinen päivitys, päivitetäänkö widgetin sisältöä automaattisesti kyllä/ei
- Widgetin tietojen päivitysväli, oletuksena 30 minuuttia
- Widgetin hälytykset: oletuksena kyllä
- Hakuhistorian ulottuvuus, kuinka komta päivää vanhempia ei näytetä, oletuksena Hae kaikki
Widgetin sisältö
Tiedot näytetään widgetillä eri välilehdillä. Asiajärjestys -välilehdellä näytetään tiedot aihealueittain otsikoituna, esim: tehtävät, viestit, ostolaskuilmoitukset. Aikajärjestys -välilehdellä tiedot listataan aina uusimmasta vanhimpaan. Viemällä hiiren ilmoituksen päälle on mahdollista kuitata notifikaatio luetuksi.
Suosikkihaut
Widgetin sisältö:
ValueFramen uusimpia raportteja on mahdollista tallentaa etusivulle suosikkihauiksi. Raportin saa tällöin käynnistettyä suoraan etusivulta haluamillaan valinnoilla. Käyttäjä tallentaa haluamansa hakuasetukset suosikkeihin ja antaa kullekin hakuasetukselle kuvaavan nimen. Yrityksen pääkäyttäjä ja johto voivat tallentaa hakuja kaikkien käyttäjien hyödynnettäväksi.
Sähköpostit
Toiminnon aktivointi
Sähköpostiwidgettiä varten täytyy toimintoon kytkettävä sähköpostitili määrittää IMAP-tiliksi sekä sähköpostipalvelusta riippuen myös sallia ulkopuoliset IMAP-yhteydet ja niin sanotut vähemmän turvalliset sovellukset. Lue esimerkiksi Googlen GMail-tilin määrittämisen ohjeet IMAP-tiliksi täältä.
HUOM! Mikäli sähköpostitilille tai koko organisaatiolle pakotettu käyttöön kaksivaiheinen autentikaatio/vahvistus (Two phase authentication, 2FA tai Two step verification), tulee salasana määritellä sovelluskohtaisena salasanana (=App password). Tällöin Sähköpostiwidget pääsee käsiksi sähköpostitiliin ilman 2FA-autentikaatiota. Tämä on mahdollista toteuttaa esimerkiksi Googlen GMail-palvelussa. Lue tästä ohjeet sovellussalasanoilla kirjautumiseen.
Tämän jälkeen kukin käyttäjä tai yrityksen pääkäyttäjä luo jokaisen henkilön tiedoissa sähköpostitilit-välilehdellä asetukset sähköpostitileille.
- Sähköpostitilille annetaan kuvaava otsikko. Käyttäjälle voidaan tehdä määritykset tarvittaessa useammallekin sähköpostitilille, esimerkiksi Oma sähköposti, markkinoinnin sähköposti, asiakastuen sähköposti jne. Näistä jokainen näytetään omassa erillisessä widgetissään.
- Palvelimeksi syötetään sähköpostiohjelmasta ja palvelimesta riippuen oikea tieto
- Portiksi annetaan esimerkiksi 993 ja SSL (varmista oikeat asetukset yrityksenne IT-vastaavalta tai palveluntarjoajaltasi)
- Käyttäjätunnukseksi annetaan valitun sähköpostitunnuksen nimi ja salasanaksi sen salasana.
Tallenna-toiminnolla voi tallentaa tiedot ja testaa napilla varmistaa että yhteys toimii.
Widgetin asetukset:
Tämän jälkeen kukin käyttäjä luo itselleen etusivulle Sähköposti-widgetin, joka löytyy widgetien ylläpidosta henkilöstö-osiosta. Widgetin asetuksissa:
- Annetaan kuvaava otsikko widgetille (esim. Omat sähköpostit)
- Valitaan widgetin korkeus
- Valitaan väli, jona sähköpostit päivitetään
- Widgetin hälytyksiä ei kannata laittaa päälle
- Valitaan määrä joka sähköposteja näytetään (uusimmista alkaen)
- Valitaan sähköpostitilit-kohdassa luotu sähköpostitili
Widgetin sisältö:
Saapuneet sähköpostit näytetään käyttäjälle omassa etusivun widgetissään. Viestit joita ei ole luettu, esitetään kellon kuvalla. Viestin voi avata luettavaksi klikkaamalla otsikkoa.
Sähköpostista tehtävä –toiminnon avulla käyttäjä voi luoda sähköposteistaan helposti tehtäviä tai kalenteritapahtumia.
Viemällä kursori viestin kohdalle saa näkyviin kuvakkeet, joista voi:
Merkitä viestin luetuksi
Klikkaamalla viesti luetuksi, jolloin tieto päivittyy myös sähköposti-ohjelmaan.
Luoda viestistä tehtävän
Klikkaamalla viestin kohdalla "Lisää uusi tehtävä", ohjelma avaa uuden välilehden, jossa uuden tehtävän tiedot on esisyötetty. Viestin otsikosta tulee tehtävän otsikko ja viestin sisällöstä tehtävän kuvaus.
Luoda viestistä kalenteritapahtuman
Klikkaamalla viestin kohdalla "Lisää uusi tapahtuma", ohjelma avaa uuden välilehden, jossa kalenteritapahtuman tiedot on esisyötetty. Viestin otsikosta tulee tapahtuman otsikko ja viestin sisällöstä tapahtuman lisätiedot-teksti. Jos sähköposti on tullut ValueFrameen perustetulta kontaktilta, jolle on tallennettu sähköpostiosoite, kytkeytyy tapahtuma myös kontaktiin ja kontaktin asiakkaaseen.
Tapahtumalajiksi tulee oletuksena kunkin käyttäjän kalenteriasetusten oletustapahtumalaji. Tapahtuman ajakohdaksi tulee oletuksena sähköpostin päiväys. Tapahtuman omistajaksi tulee oletuksena (sisäänkirjautunut) käyttäjä.
Tiedotteet
Asetukset:
Tiedotteiden widgetin asetuksissa voidaan määrittää:
- Widgetin otsikko, oletuksena Tiedotteet
- Widgetin maksimikorkeus, oletuksena 310
- Automaattinen päivitys, päivitetäänkö widgetin sisältöä automaattisesti kyllä/ei
- Widgetin tietojen päivitysväli, oletuksena 15 minuuttia
- Widgetin hälytykset: oletuksena kyllä
Widgetin sisältö:
Työpöydällä näytetään yhtiön omat tiedotteet kun:
- niiden status on näkyvissä
- julkaisuaika on pienempi tai yhtä suuri kuin kuluva päivä
- voimassaoloaika on pienempi tai yhtä suuri kuin kuluva päivä
- käyttäjä kuuluu valittuun yhtiöön, henkilöryhmään tai käyttöoikeusryhmään
Viemällä hiiren tiedotteen päälle voi avata tiedotteen auki "Lue lisää" -linkistä. Luetuksi kuittaamattomat tiedotteet näytetään kello-kuvakkeella.
Lue lisää tiedotteiden lisäämisestä.
Viimeksi käytetyt
Asetukset:
Widgetin asetuksista voidaan määrittää:
- Otsikko, oletuksena Viimeksi käytetyt
- Näytettävä data, vaihtoehtoina Projektit, Osaprojektit, Asiakkaat, Kontaktit, Tarjoukset, Tehtävät
- Widgetin korkeus, oletuksena 310
- Automaattinen päivitys, kyllä/ei
- Automaattinen päivitys ja päivitysväli, oletuksena päällä 30 minuutin välein
Widgetin sisältö:
Widgetissä näytetään datavalinnasta riippuen omissa välilehdissään käyttäjän viimeksi käyttämät objektit. Widgetin avulla siirtyminen hetki sitten muokattuihin tietoihin on helpompaa, eikä samaa asiakasta, projektia tai muuta objektia tarvitse aina etsiä hakujen kautta uudelleen.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback