Osaprojektin sulkeminen

Ennen osaprojektiktin päättämistä projektipäällikön tulee varmistaa, että sille on kirjattu kaikki tuntikirjaukset, mahdolliset ostolaskut ja myynnit. Kun osaprojekti on päätetty, uusia kirjauksia ei voi enää tehdä.

Tallennuksen jälkeen järjestelmä näyttää mahdolliset avoinna olevat kirjaukset:

• Laskuttamattomat tuntikirjaukset, mikäli osaprojekti on tuntilaskutettava
• Laskuttamattomat matkalaskut
• Hyväksymättömät ostot, mikäli ostojen hyväksyntä on käytössä
• Laskuttamattomat ostot
• Laskuttamattomat myynnit
• Avoimet resursoinnit
• Tekemättömät tehtävät
• Voimassa olevat jatkuvaislaskutteiset sopimusrivit

Mikäli suljettavalla osaprojektilla on laskuttamattomia tuntikirjauksia, tulee käyttäjän päättää, mitä näille tuntikirjauksille tehdään. 

Mikäli tapahtumat halutaan laskuttaa asiakkaalta tuntihinnalla, niitä ei voi poistaa laskutuksesta. Tällöin tulee sulkea "Osaprojektilla on avoimia tapahtumia" -näkymä, ja laskuttaa tuntikirjaukset ennen kuin osaprojekti voidaan sulkea. 

Mikäli jäljellä olevia laskuttamattomia tuntikirjauksia ei haluta laskuttaa asiakkaalta, valitaan "Poista laskutuksesta". Tämä valinta merkitsee kaikki näkymässä näkyvät laskuttamattomat tuntikirjaukset nollahintaisena laskutetuksi. Tuntikirjauksien laskutetuksi hinnaksi merkitään "0.00", niiden status merkitään laskutetuksi, mutta niille ei muodostu liitosta laskulle.

Lisätietoja tuntikirjausten merkitsemisestä nollahintaisena laskutetuksi pääset lukemaan artikkelista Tapahtumien merkitseminen laskutetuksi.

Osaprojektien massapäättämistyökalu

Työkalulla mahdollistetaan osaprojektien päättäminen massana, ilman että päättämistoimenpiteet tehdään yksitellen jokaiselle osaprojektille. Massapäättämistyökalu löytyy osaprojektien hakunäkymästä.

Työkalu tarkistaa onko osaprojekteilla avoimia tapahtumia, eli resursointeja, hyväksymättömiä laskuja ja avoimia tehtäviä. Mikäli avoimia tehtäviä ei löydy, osaprojektit päätetään. Mikäli avoimia tapahtumia löytyy, työkalu antaa näistä listauksen ja ne tulee sulkea ennen kuin osaprojektit päätetään.

Osaprojektien päättäminen massatyökalulla

Osaprojektien päättäminen tapahtuu vastaavasti kuin projektien päättäminen:

• Valitse Projektit > Osaprojektit > Osaprojektihaku
  
  
• Määrittele päätettävien osaprojektien hakuehdot tai hae kaikki osaprojektit
  
  
• Aseta ruksit päätettävien osaprojektien vasemalla puolella olevaan valintalaatikkoon
  
  
• Valitse hakutulosnäkymän vasemmasta yläkulmasta ”Sulje osaprojektit”
  • Toiminto tarkistaa, onko osaprojekteilla avoimia tapahtumia
  • Mikäli avoimia tapahtumia ei ole, saat siitä ilmoituksen ja voit päättää osaprojektit valitsemalla "Päätä osaprojektit"
  
  

• Mikäli avoimia tapahtumia löytyy, toiminto ilmoittaa kuinka monelta osaprojektilta näitä löytyy. Saat tarkemman listauksen auki valitsemalla "Näytä"
  
  
• Voit sulkea yksitellen nämä osaprojektit joissa avoimia tapahtumia on valitsemalla "Sulje osaprojektit yksi kerrallaan"
  
  

Avoimien tehtävien sulkeminen

• Päätä resursoinnit valitsemalla "Merkitse päättyneeksi"
  
  
• Hyväksy avoimet laskut valitsemalla "Merkitse hyväksytyiksi"
  
  
• Sulje avoimet tehtävät valitsemalla "Sulje tehtävät"
  
  
• Sulje projekti valitsemalla lopuksi "Merkitse päättyneeksi"
  
  

Osaprojektin ohittaminen ilman sulkemista

Mikäli osaprojektilla ei ole avoimia tapahtumia, osaprojektit suljetaan ilman ohitusmahdollisuutta. Mikäli avoimia tapahtumia on, voidaan tällaiset osaprojektit ohittaa sulkemisen yhteydessä:

• Valitsemalla "Ohita"