Osatuloutus

• Yleistä osatuloutuksesta
• Osatuloutuksen aktivointi
• Osaprojektin valitseminen osatuloutettavaksi
• Osatuloutuksen syöttönäkymä
• Syöttönäkymän hakufiltterit
• Syöttönäkymän asetukset
• Osatuloutus syöttönäkymän käyttö
• Osatuloutus-välilehdet projektin ja osaprojektin valikossa
• Laskennat
• Käyttöoikeudet

Yleistä osatuloutuksesta

Kirjanpidossa tulot kirjataan lähtökohtaisesti tuotoksi sille aikajaksolle, jonka aikana suorite on luovutettu asiakkaalle. Pitkäkestoisten ja rahalliselta arvoltaan laajojen, erityisesti tilikausien yli jatkuvien suoritusten kohdalla tämä periaate voi kuitenkin vaikeuttaa tällaisia suorituksia tuottavien kirjanpitovelvollisten talouden seurantaa ja tilinpäätösten vertailukelpoisuutta.

Osatuloutuksen tarkoitus on tasata yrityksen tulosta kirjanpitoon, kun tehdään edellä mainittuja isompia projekteja, jotka ovat kiinteähintaisia ja laskutus ei tapahdu kuukausittain. Projektit voivat kestää yli vuoden ja hinta voi olla esim. 80 000€ ja laskutusta tehdään puolivuosittain tai vasta projektin jälkeen. Osatuloutuksen tarkoitus on tulouttaa projektin summaa kuukausittain yrityksen kirjanpitoon valmiusasteen perusteella. Näin meneteltäessä kirjanpitovelvollisen liikevaihto ja tulos kertyvät eri tilikausina tasaisemmin kuin suoritteiden luovutuksiin perustuvaa tuottojen jaksottamista sovellettaessa.

ValueFramessa voidaan määrittää osatuloutuksen valmiusasteen laskentamenetelmiksi Kilan ohjeessakin esitetyt kaksi eri vaihtoehtoa:

A. Hankkeen toteutuneiden menojen suhde hankkeen arvioituihin kokonaismenoihin.
B. Hankkeeseen käytetyn tuotannontekijämäärän suhde hankkeen valmistumiseksi tarpeelliseen koko tuotannontekijämäärään. Eli hankkeeseen käytetty tuntimäärä suhteessa arvioituun kokonaistuntimäärään.

Osatuloutusta voidaan tehdä osaprojektitasolla kuukausittain valitun laskentamenetelmän mukaisesti.

Osatuloutuksen aktivointi

Osatuloutus aktivoidaan ValueFramen toimesta. Aktivoinnin yhteydessä valitaan asiakkaan kanssa sopiva valmiusasteen laskentatapa (malli A tai malli B) ja tehdään muita osatuloutuksen edellyttämiä asetuksia ennen kuin käyttö voidaan aloittaa. 

Osaprojektin valitseminen osatuloutettavaksi

Osaprojektit määritellään osatuloutettavaksi osaprojektin luontivaiheessa, mutta tarvittaessa voidaan osatuloutus kytkeä päälle jo alkaneeseen osaprojektiin. Osaprojekti merkitään osatuloutettavaksi osaprojektin ohjaustiedoista joko osaprojektin valikosta tai koontinäkymällä.

Osaprojektin ohjaustiedoista löytyy ylimpänä "Osatuloutus käytössä" -valinta. Kun valinta on tehty ja tallennettu tulee osaprojekti osatuloutettavaksi. Osatuloutusta ei voida kytkeä pois kuin erillisillä käyttöoikeuksilla. Osatuloutus valinta lukitsee osaprojektin alkamisajankohdan eli alkamispäivämäärää ei voida valinnan jälkeen muuttaa. Myös osaprojektin laskutustyyppi lukittuu osatuloutuksen aktivoinnin jälkeen. Osatuloutuksen myötä pakollisiksi kentiksi nousee arvioitu tuntimäärä ja arvioitu hinta.

Mikäli osatuloutus valintaa ei osaprojektin ohjaustiedoissa näy, voi syynä olla osaprojektin laskutustyyppi, joka ei ole sallittu osatuloutuksessa. Voi olla esimerkiksi niin että vain laskutustyypiltään kiinteähintaisia osaprojekteja on sallittu osatuloutettavan.

Osaprojekti voidaan valita osatuloutettavaksi myös koontinäkymällä osaprojektin ohjaustiedoista. Mikäli osatuloutusvalintaa ei näy, voi syynä olla se ettei osaprojektin laskutustyyppi ole osatuloutettava. Kun osatuloutus on valittu ja tallennettu, ei sitä voi enää muuttaa kuin erillisillä käyttöoikeuksilla. Osaprojektin alkamispäivä ja laskutustyyppi lukittuu kun osatuloutus on laitettu päälle.

Osatuloutuksen syöttönäkymällä voidaan kerralla aktivoida osatuloutus päälle useampaan osaprojektiin erillisellä käyttöoikeudella. Massa-aktivointi tapahtuu syöttönäkymän salama -kuvakkeesta.

Käyttäjä voi hakea ensin nimellä projektit, joiden osaprojekteille osatuloutus halutaan kytkeä ja tämän jälkeen vielä erikseen valitaan aktivoitavat osaprojektit. Eli osatuloutus kytketään aina osaprojektitasolle. Aktivointia ei voida tehdä jos joitain osatuloutuslaskentaan vaadittavia tietoja puuttuu osaprojektilta. Aktivoinnissa nämä “virhetilanteet” näytetään oranssilla varoituskolmiolla osaprojektin nimen perässä ja sieltä löytyy myös selite, mitä tietoja tulisi osaprojektille täyttää että aktivoinnin voi tehdä.

Osatuloutettavalle osaprojektille syötettävät tiedot ja pakolliset kentät

Jotta osatuloutuslaskentaa voidaan tehdä, tulee osatuloutettavalla osaprojektilla olla seuraavat tiedot syötettynä:

• Osaprojektin ohjaustiedot: Arvioitu tuntimäärä (mallissa B)
• Osaprojektin ohjaustiedot: Arvioitu hinta (mallissa A ja B)
• Osaprojektin resursoinnit ja suunnitellut ostot (mallissa A)

Kun osaprojekti valitaan osatuloutettavaksi ohjaustiedoista, tulee arvoitu hinta ja arvioidut tunnit -kentät pakollisiksi. Mikäli jotain laskentaan liittyviä tietoja puuttuu, syöttönäkymässä tulee ilmoitus ettei laskentaa voida tehdä. Virheilmoitusten perässä olevat linkit ohjaavat täyttämään puuttuvat tiedot. Tietoja voi pakollisuudesta huolimatta puuttua silloin kun osatuloutus on kytketty päälle massatoiminnallisuudella jo alkaneeseen osaprojektiin. Syöttönäkymällä on nähtävillä tietojen puutteellisuus ja se ohjaa täyttämään tiedot osaprojektille.

Osatuloutuksen syöttönäkymä

Osatulouttaminen tapahtuu ValueFramessa osatulotuksen syöttönäkymällä, joka löytyy projektit -valikosta Osatuloutus otsikon alta.

Syöttönäkymä näyttää osatuloutustietoa kuukausittain osaprojekteilta, jotka ovat valittu osatuloutettaviksi. Näkymä kokoaa myös tiedot myös projektitasolle, mutta osatuloutus on osaprojektikohtainen. Syöttönäkymää voidaan muokata tarpeiden mukaan ennen käytön aloittamista erilaisten asetusten avulla. Alempana tässä ohjeessa "Syöttönäkymän asetukset" -otsikon alla on kuvattu nämä asetukset.

Syöttönäkymän hakufiltterit

• Yhtiö: voidaan valita minkä yhtiön osatuloutettavia osaprojekteja halutaan tarkastella
  
  
• Projektipäällikkö: voidaan valita kenen projektipäällikön osatuloutettavia osaprojekteja halutaan tarkastella
  
  
• Osaprojektipäällikkö: voidaan valita kenen osaprojektipäällikön osatuloutettavia osaprojekteja halutaan tarkastella
  
  
• Projektin nimi: voidaan hakea jokin tietyn projektin osatuloutettavat osaprojektit
  
  
• Osaprojektin nimi: voidaan hakea jokin tietty osatuloutettava osaprojekti
  
  
• Projektin status: voidaan hakea projektin statuksen perusteella osatuloutettavat osaprojektit
  
  
• Osaprojektin tila: Voidaan hakea kuittaamattomia, muokattuja tai tarkistettavia osaprojekteja.
  
  
• Tarkasteltava kuukausi: voidaan valita mitä kuukautta ja vuotta halutaan tarkastella
  
  
• Näytä vain voimassa olevat osaprojektit: kun tarkasteltava kk on valittu, voidaan tällä asetuksella valita näytetäänkö vain voimassa olevat osaprojektit tarkasteltavan kk osalta.

Tallennetut haut

Hakuja on mahdollista tallentaa itselleen syöttönäkymän tallennetut haut valikkoon sekä valueframen suosikit valikkoon. Tallennus tapahtuu niin että valitaan ensin halutut filtterit, jonka jälkeen painetaan vihreää plussan kuvaa, annetaan haulle nimi ja tallennetaan. Aseta suosikiksi valinnalla saada haku tallennettua ValueFramen suosikit valikkoon.

Syöttönäkymän asetukset

Syöttönäkymän asetukset löytyvät asetusrattaan takaa, osatuloutettavat projektit riviltä oikealta. Asetuksia voidaan muokata käyttäjäkohtaisesti sekä asettaa oletukseksi kaikille käyttäjille.

Yleiset asetukset

Asetukset koskevat syöttönäkymän ulko-asua ja tietojen näyttämistä syöttönäkymässä.

• Näytä vastuuhenkilö: näyttää projektipäällikön syöttönäkymän rivitiedoissa
  
  
• Näytä aikaväli: näyttää osaprojektin keston syöttönäkymässä rivitiedoissa
  
  
• Näytä alkuperäiset tiedot: näyttää osaprojektikohtaisesti ohjaustietoihin annetun arvioidun hinnan ja tuntimäärän rivitiedoissa
  
  
• Korosta tarkasteltava kuukausi: asetuksella voidaan korostaa pohjavärillä tarkasteltavaa kuukautta syöttönäkymässä
  
  
• Avaa osaprojektitaso automaattisesti: tämä asetus avaa projektin osaprojektit automaattisesti näkyviin, eli vain projektitason avaaminen avaa osaprojektit.

Valitut asetukset voidaan myös asettaa oletukseksi erillisen käyttöoikeuden avulla, eli kun valitut asetukset asetetaan oletukseksi niin kaikille käyttäjille tulee oletuksena samat asetukset, mutta niitä voi vielä käyttäjäkohtaisesti muokata.

Näytettävät tiedot

Nämä asetukset liittyvät siihen mitä rivitietoja osatuloutettavista osaprojekteista näytetään. Lisäksi käyttäjä voi valita tasot, joita haluaa tarkastella.

• Vain syöttökentät: Tällä asetuksella voidaan tuoda syöttönäkymään näytettäväksi vain ne rivit, joille tarvitsee syöttää jotain tietoa. Syötettävät kentät riippuvat siitä mikä laskentatapa valmiusasteelle on käytössä (Malli A tai Malli B)
  
  
• Näytä projektitaso: Tällä asetuksella saadaan projektitaso näkyviin tai piiloon. Eli jos ei haluta tarkastella syöttönäkymässä projektitasoa, saadaan se tällä asetuksella piiloon.
  
  
• Rivitiedot: Rivitiedoista voidaan yksitellen valita, mitkä rivit halutaan näyttää syöttönäkymässä sekä projektitasolla että osaprojektitasolla.

Valitut asetukset voidaan myös asettaa oletukseksi erillisen käyttöoikeuden avulla, eli kun valitut asetukset asetetaan oletukseksi niin kaikille käyttäjille tulee oletuksena samat asetukset, mutta niitä voi vielä käyttäjäkohtaisesti muokata.

Lue lisää osatuloutusraportista.

Osatuloutus syöttönäkymän käyttö

Projektipäällikkö näkökulma

Syöttönäkymä listaa kuukausittain osatuloutustietoa projekteittain ja osaprojekteittain. Projektipäällikkö hakee kuun vaihteessa omat osatuloutettavat osaprojektinsa syöttönäkymään tarkistaa luvut ja tarvittaessa muokkaa tietoja, jonka jälkeen kuittaa kuukauden valmiiksi. 

Muokattavat kentät:

Malli A. Hankkeen toteutuneiden menojen suhde hankkeen arvioituihin kokonaismenoihin.

• Myyntiennuste (Päivittyy tuleville kuukausille jos muutetaan)
• Projektipäällikön arvioima valmiusaste %. (Päivittyy ainoastaan sille kuukaudelle jota muutettu. Ei vaikuta laskentoihin vaan on informatiivinen kenttä).

Malli B. Hankkeeseen käytetyn tuotannontekijämäärän suhde hankkeen valmistumiseksi tarpeelliseen koko tuotannontekijämäärään. Eli hankkeeseen käytetty tuntimäärä suhteessa arvioituun kokonaistuntimäärään.

• Jäljellä oleva tuntimäärä (päivittyy oletuksena tuleville kuukausille, jos muutetaan)
• Myynti yhteensä (päivittyy oletuksena tuleville kuukausille jos muutetaan)
• Projektipäällikön arvioima valmiusaste % (päivittyy ainoastaan sille kuukaudelle, jota on muutettu ja vaikuttaa laskentoihin)

Näihin syötettäviin kenttiin projektipäällikkö voi antaa laskennallisesta luvusta poikkeavan luvun. Esimerkiksi jos myyntiennuste/myynti yhteensä muuttuu, voidaan antaa myyntiennusteen uusi arvo syöttönäkymässä, jonka jälkeen se päivittyy oletuksena tuleville kuukausille pohjaluvuksi. Muutetut luvut näkyvät keltaisella pohjalla sen kuukauden kohdalla, jossa niitä on muutettu. Mikäli haluaa peruuttaa muokkauksen voi kentän tyhjentää, jolloin siihen palautuu alkuperäinen arvo.

Syöttönäkymässä voi olla lukuja myös punaisella pohjalla, jotka viestivät siitä, että lukuja olisi syytä tarkistaa. Viemällä hiiren punaisella pohjalla olevan luvun päälle saa lisätietoa siitä, mitä tulisi tarkistaa. (alempana esimerkkikuva).

Kuukauden kuittaaminen valmiiksi

Syöttönäkymässä kuitataan osaprojektikohtaisesti kuukaudet valmiiksi, kun luvut on tarkistettu. Ennen kuittausta tulee varmistaa että tunnit on kirjattu ja laskut kyseiselle kuukaudelle tehty. Kuittaus tehdään tavallisesti heti kuun vaihteen jälkeen ja kuitataan aina edellinen kuukausi. Kuittaustoiminto löytyy osaprojektin alimmalta riviltä (vihreä painike). Kuukaudet tulee kuitata kronologisesti järjestyksessä, eli vasta kun aiempi kuukausi on kuitattu tulee seuraavan kuukauden kuittauspainike aktiiviseksi. Kuittauksesta jää tietoon kuittauspäivämäärä sekä kuittaajan nimi. Kuitattu kuukausi on mahdollista vielä avata erillisellä käyttöoikeudella. Avaaminen tapahtuu avaimen kuvakkeesta syöttönäkymässä.

Syöttönäkymällä on myös mahdollista kuitata kerralla useamman osaprojektin kuukaudet valmiiksi massakuittaus -toiminnallisuudella. Massakuittaus löytyy asetusrattaan kanssa samalta riviltä ja on pyöreä kuittauspainike. Massakuittaus toimii niin, että ensin haetaan filttereiden avulla syöttönäkymään osatuloutettavat osaprojektit, jonka jälkeen voidaan valita mihin kuukauteen asti valitut osaprojekti halutaan kuitata. Kuitattavana näytetään ne osaprojektit, jotka on syöttönäkymälle haettu ja joilla on kuittaamattomia kuukausia, näistä voidaan erikseen vielä valita ne osaprojektit, jotka halutaan kuitata. 

Mikäli jollain osaprojektilla on kuittausta estäviä tekijöitä esim. valmiusaste on yli 100%, näytetään osaprojektin nimen edessä punainen varoitusmerkki ja osaprojektin nimen perässä olevasta väkäsestä saadaan tietoa siitä mikä estää kuittaamisen. Tiedot voidaan korjata osaprojektilla ja sen jälkeen kuittaus on mahdollista.

Taloushallinnon henkilön näkökulma (lukitun kuukauden avaaminen ja kirjanpitoon vienti)

Kun projektipäälliköt ovat kuitanneet omat osaprojektinsa kuun osalta valmiiksi, on taloushallinnon henkilöllä vielä mahdollisuus tehdä tarkasteluja ja muutoksia syötettäviin tietoihin. Osaprojektin kuitattu kuukausi saadaan auki avaimen kuvakkeesta osaprojektin osatuloutustiedoista syöttönäkymällä. Kun tarkastelu ja muutokset on tehty, voidaan kuukausi uudelleen lukita ja tehdä siirto kirjanpitoon. Näihin toimenpiteisiin on erillinen käyttöoikeus.

Osatuloutus-välilehdet projektin ja osaprojektin valikossa

Projektin ja osaprojektin valikoista löytyy osatuloutus välilehti. Osatuloutus välilehti on syöttönäkymän kaltainen osatuloutus näkymä, johon voidaan syöttää osatuloutus tietoa samaan tapaan kuin syöttönäkymällä. Kyseinen välilehti näyttää vain sen projektin tai osaprojektin, jonka tietoja ollaan tarkastelemassa. Välilehdillä syötetyt tiedot päivittyvät myös syöttönäkymään. Projektitasolla tietoa ei pääse syöttämään vaan syöttö tapahtuu aina osaprojektitasolla.

Projektin osatuloutus-välilehti

Osaprojektin osatuloutus-välilehti

Laskennat

A. Valmiusaste laskenta: hankkeen toteutuneiden menojen suhde hankkeen arvioituihin kokonaismenoihin.

B. Valmiusaste laskenta: hankkeeseen käytetyn tuotannontekijämäärän suhde hankkeen valmistumiseksi tarpeelliseen koko tuotannontekijämäärään. Eli hankkeeseen käytetty tuntimäärä suhteessa arvioituun kokonaistuntimäärään.

Käyttöoikeudet

Osatulouttamiseen on erilliset käyttöoikeudet, jotka antavat oikeuden tarkastella syöttönäkymässä projektien ja osaprojektien osatulotustietoa, syöttää tietoa sekä muodostaa exceliin vietävää raporttia. Luku ja muokkausoikeudet ovat erilliset ja niihin on toteutettu eri tarkastelutasoja. Lisäksi on erilliset käyttöoikeudet poistaa osaprojekti osatuloutuksen piiristä, avata lukittu kuukausi uudelleen muokattavaksi sekä tehdä siirto kirjanpitoon.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei