Liittymän käyttötarkoitus


Liittymän käyttötarkoituksena on siirtää ValueFramessa laaditut ja tiliöidyt laskut Procountoriin asiakkaille lähetettäväksi sekä reskontraa ja kirjanpitoa varten. Laskujen mukana päivittyvät myös asiakkaiden osoitemuutokset ValueFramesta Procountoriin.


Liittymän toimintaperiaate


ValueFramen laskuluettelosta voidaan valita halutut laskut ja ne voidaan siirtää automaattisesti ValueFramesta Procountoriin klikkaamalla "Siirrä valitut laskut Procountoriin". Laskut siirtyvät liittymässä valmiiksi tiliöityinä.


Liittymän käyttöönotto


Liittymän kytkentä


ValueFrame aktivoi liittymän yhteistyössä Procountorin/asiakkaan kanssa. Asiakasyrityksen edustaja tilaa Procountorilta automatisoidun palvelun. Palvelun aktivointi on maksullinen asiakkaalle ja hinnoittelu tulee varmistaa erikseen Procountorin sekä ValueFramen edustajilta.


Aktivoinnin yhteydessä Procountorin tuki toimittaa tarvittavat yhtiökohtaiset siirtoavaimet. ValueFramen asiantuntija määrittää tiedon ValueFrameen niihin ValueFrameen perustettuihin yhtiöihin joihin Procountor-integraatio halutaan käyttöön.


Mikäli laskuja halutaan lähettää eri kielillä, ValueFramen asiantuntija määrittää tarvittavat kielikoodit.


ValueFramen asiantuntija määrittää laskujen tilan siirrossa. Valittavana ovat:


  • Kesken – yrityksen pitää käydä hyväksymässä ja lähettämässä laskut Procountorissa
  • Lähetetään automaattisesti – tällöin laskut lähetetään automaattisesti Procountorissa


Laskut kannattaa siirtää ensin ainakin kerran tilassa kesken, jolloin siirretyn tietosisällön voi käydä tarkastamassa Procountorissa ennen lähetystä. Lähetetään automaattisesti on vaivattomin tapa laskuttaa.


Asiakasnumeroinnin toteutus ValueFramessa


Asiakasnumerointi ja laskujen kohdistus oikealle asiakkaalle Procountorissa voidaan perustaa joko ValueFramen automaattisesti asiakkaalle luotavaan ”asiakas-id”-kenttään tai ValueFramessa asiakkaan laskutustiedot välilehdellä syötettävään ”vaihtoehtoinen asiakasnumero” kenttään. Siirto antaa laskulle ensisijaisesti asiakkaan vaihtoehtoisen asiakasnumeron ja jos se puuttuu, asiakas-id:n.


Kun ValueFrame-järjestelmä otetaan käyttöön yrityksessä joka jo käyttää
Procountoria laskutuksessaan, kannattaa asiakasnumerointi toteuttaa
seuraavasti: 


  • Jos Procountorissa ei ole käytetty lainkaan asiakasnumerointia tai kaikille asiakkaille ei vielä ole annettu asiakasnumerointia, yritys luo kaikille asiakkaille asiakasnumeron Procountorin automaattitoiminnolla

  • HUOM: Asiakkaille tulee Procountorissa syöttää myös y-tunnus ennen asiakkaiden siirtoa ValueFrameen
    • Jos asiakkaalla ei ole y-tunnusta, se jätetään tyhjäksi (rekisteröimätön
      yhdistys jne)

  • ValueFramen asiantuntija lukee asiakasrekisterin ValueFrameen siten, että Procountorin asiakasnumero luetaan ValueFramen asiakasid-kenttään.

  • Yritys määrittää Procountorin asetukset siten, että jatkossa asiakastiedot tuodaan aina ValueFramesta ja käytetään ValueFramen asiakasnumeroa.


Kun liittymä otetaan käyttöön yrityksessä joka on jo käyttänyt sekä ValueFramea
että Procountoria, kannattaa asiakasnumerointi toteuttaa seuraavasti:


Toimitaan muutoin samalla tapaa kuten aikaisemmassa kohdassa, mutta ValueFramen asiantuntija lukee asiakasrekisterin ValueFrameen siten, että Procountorin asiakasnumero luetaan ValueFramen vaihtoehtoinen asiakasnumero-kenttään.


Y-tunnusten määritys ValueFrameen


Laskuaineiston kohdistaminen Procountorin liikekumppanirekisteriin tapahtuu seuraavasti:


  • Jos sekä y-tunnus että asiakasnumero on annettu siirtotiedostolla, automaattisiirto
    kohdistaa laskut käyttäen molempia ehtoja.

  • Jos löytyy sama y-tunnus ja asiakasnumero, kohdistus tehdään tähän.

  • Jos löytyy sama y-tunnus, mutta eri asiakasnumerolla, ei kohdistusta tehdä (vaan
    perustetaan tarvittaessa uusi).

  • Jos löytyy sama asiakasnumero, mutta eri y-tunnuksella, ei kohdistusta tehdä (vaan
    perustetaan tarvittaessa uusi).

  • Jos vain toinen on annettu siirtotiedostolla, kohdistus tehdään tällä perusteella.


Jos siis ValueFramessa olevalla asiakkaalla on y-tunnus, sen tulee olla sama kuin
Procountorissa. (ValueFramesta puuttuva y-tunnus ei estä laskun kohdistamista,
kunhan asiakasnumero on oikein. Jos y-tunnuksen käy lisäämässä jälkikäteen
ValueFrameen, se pitää käydä lisäämässä myös Procountoriin manuaalisesti)


Procountorissa laskuaineistossa tulevaa Y-tunnusta verrataan asiakasrekisterissä olevaan
tunnukseen seuraavasti:


  • Y-tunnus sellaisena kuin aineistossa asiakasrekisterin tunnukseen

  • Y-tunnus sellaisena kuin aineistossa asiakasrekisterin tunnuksen tyyppiin + ”-”
    +tunnukseen (esim. FI-1234567-8)

  • Y-tunnuksesta vain numeeriset merkit asiakasrekisterin tunnukseen numeerisena
    (eli kokeillaan siis ilman mahdollista viivaa)


Asiakastietojen määrittely ValueFramessa - laskun lähetystapa


ValueFramessa asiakkaan laskutustiedot-välilehdellä yritys määrittää kullekin asiakkaalle
oikean laskujen lähetystavan


  • Ei lähetetä: jos laskut tulostetaan asiakkaalle paperilla Procountorista
  • Posti: Paperilaskut lähetään Procountorista automaattisesti
    postituksena
  • Sähköposti: tällöin laskut lähetetään asiakkaalle sähköpostiosoitteeseen, joka on
    syötetty asiakkaan perustiedot - välilehdellä
  • Verkkolasku: tällöin laskut lähetetään verkkolaskuna (asiakkaalle tulee syöttää
    verkkolaskuoperaattori ja verkkolaskuosoite)


Kun ValueFrame-järjestelmä otetaan käyttöön yrityksessä joka jo käyttää Procountoria laskutuksessaan, voidaan laskun lähetystapa ja verkkolaskutustiedot tuoda Procountorista ValueFrameen osana asiakasrekisterin siirtoa.


Kirjanpitotilien määritykset


Laskut siirtyvät ValueFramesta Procountoriin aina valmiiksi tiliöitynä ja ValueFrameen on valmiiksi määritetty yleinen myyntisaamis- ja myyntili. Yleensä Procountorissa ei tarvita muita myyntilaskutukseen liittyviä tilejä. Jos tähän on tarvetta jostain syystä, tiliöinti voidaan määrittää ValueFramessa seuraavasti:


  • Tuoterekisterin tuotteelle ja työlajille voidaan määrittää omat myyntitilit
  • Asiakkaalle voidaan määrittää oma myyntitili
  • Liittymässä ei viedä myyntisaamistiliä. Procountorissa voidaan tarvittaessa
    määrittää konserniasiakkaiden myyntisaamistilit.


Tuotekoodit


Procountorissa kuten ValueFramessakin voidaan raportointia tuottaa tuotteiden tuotekoodien avulla. Tämän vuoksi ValueFramessa kannattaa tuoterekisterin tuotteille ja työlajeille antaa yksilöivä tuotekoodi. Tuoterekisterin muutokset on mahdollista tehdä menemällä Hinnasto > Hinnaston ylläpito ja täältä valitsemalla "Tuoterekisteri".


Tilikaudet


ValueFramessa tulee olla laskujen liitteiden lähetystä varten aktiivinen tulikausi. Tilikaudet luodaan kohdassa Työkalut > Myyntitavoitteet > Tilikaudet.


Operaattoritunnukset


Vastaanottajan verkkolaskuosoitteen lisäksi liittymässä välitetään aina myös operaattoritunnus. Jos asiakkaan verkkolaskusoitteesta on epäselvyyttä, kannattaa tieto aina varmistaa asiakkaalta ennen ensimmäistä verkkolaskutusta. Mikäli operaattoritunnuksien kanssa on ongelmia tai puutteita ilmenee, ole yhteydessä ValueFramen tukeen.


Laskujen numerointi


Procountor numeroi aina sisäänluetut laskut uudelleen sekä muodostaa uuden maksuviitteen. ValueFramen laskunumero saadaan näkyviin Procountor-järjestelmässä kentässä ”muun järjestelmän laskunumero” mutta se ei näy asiakkaalle. Laskuttavan yrityksen tulee huomioida tämä, jos laskuista keskustellaan asiakkaan kanssa.


Asiakkaiden perustaminen


Asiakkaiden laskutustiedot


Kun perustat uutta asiakasta ValueFrameen, määritä seuraavat tiedot asiakkaan laskutustiedot -välilehdellä:


  • Mikäli asiakas haluaa laskuista tuntierittelyn liitetiedostona, ruksataan kohta
    ”Asiakkaalle lähetään laskuliite”.
  • Valitaan laskulle haluttu lähetystapa
  • Valitaan oikea operaattori valintalistalta
  • Syötetään asiakkaan verkkolaskuosoite


Jos asiakas haluaa laskut sähköpostilla, syötä myös asiakkaan perustiedot-välilehdellä asiakkaan sähköpostiosoite.


Laskujen lähetys


Laskut siirretään Procountoriin ValueFramen Laskuluettelon kautta. Laskuluettelon voi ajaa halutulta aikaväliltä valikon kohdasta Laskutus > Laskuluettelo. Mikäli ValueFramessa on useampia yhtiöitä, raportti tulee ajaa yhtiö kerrallaan.


Raportti on suositeltavaa suorittaa rastittamalla valinnat:


  • "Jätä aloituspäivä huomioimatta"
  • "Näytä vain laskutukseen siirtämättömät"



Näin mukaan tulevat kaikki ne laskut, joita ei ole aiemmin siirretty Procountoriin.
Suorita raportti klikkaamalla painiketta "Tee raportti".



Laskulle on mahdollista lisätä yksi PDF-liite, tai käyttää ValueFramen vakiomuotoista laskun liitetiedostoa. ValueFramen vakiomuotoisella liitteellä eritellään laskulle liitetyt tuntikirjaukset sekä matkalaskut.


Molempia vaihtoehtoja ei voi käyttää samanaikaisesti. Mikäli laskun mukana halutaan lähettää vakioliite, ruksataan sarake ”F”. Jos laskun vastaanottavan asiakkaan laskutustiedoissa on määritelty ”Asiakas haluaa laskuliitteen”, on tämä kenttä oletuksena ruksattu.


  • Vakiomuotoisella liitteellä näytetään aina ValueFramen antama laskunumero.
    ValueFramen antama asiakasnumero ei näy Procountorissa.
  • Vakiomuotoista liitettä ei lähetetä, mikäli liitetiedosto on tyhjä (ts. laskulla ei
    veloiteta tuntiveloitteista työtä tai matkalaskuja). Laskutustyypiltään kiinteähintaisille osaprojekteille laskun liite ei lähde oletuksena mikäli laskutuksessa ei ole mukana matkarivejä.
  • Liitettä ei lähetetä myöskään hyvityslaskun mukana.


Muu liite lisätään klikkaamalla sarakkeessa "Laskun PDF-liite" olevaa klemmaria, jonka jälkeen avautuu pop-up-ikkuna, josta lisättävä PDF valitaan. Laskulle voidaan lisätä vain yksi liite, mutta liitteessä voi olla useampia sivuja. Liitteen lisäämisen jälkeen sarake F aktivoituu automaattisesti.



Lisää tiedosto ja tallenna.



Varmista että lähetettävien laskujen kohdalla on ruksi sarakkeessa "L".


Laskujen päivämäärä ja eräpäivä on mahdollista muuttaa vielä ennen lähettämistä, mikäli laskut halutaan esim. kirjata laskun päiväyksellä edelliselle kuulle kirjanpidossa. Laskulle on mahdollista laskea uusi eräpäivä joko laskun päiväyksen, tai arvopäivän ja maksuehdon mukaan. Laskut lähetetään lopuksi Procuntoriin klikkaamalla painiketta Siirrä valitut laskut Procountoriin.


Laskut näkyvät Procountorissa noin 40 minuutin kuluttua, kun siirto on tehty.



Laskujen uudelleensiirto


Mikäli lasku halutaan siirtää esim. laskuvirheen vuoksi uudelleen Procountoriin, tulee laskulta poistaa siirtomerkintä.


Valitse laskun toimintovalikosta "Pura laskun lukituksia". Ruksi tämän jälkeen "Poista laskutussiirtomerkintä" sekä "Poista verkkolasku" ja klikkaa "Tallenna".


Mikäli laskua halutaan muokata, tulee siltä poistaa kaikki lukitukset. Tämän jälkeen laskua voidaan muokata valitsemalla laskun toimintovalikosta vaihtoehto "Muokkaa laskua".



Hyvityslaskun laadinta / laskunumero


Hyvityslaskua laadittaessa ValueFrame muodostaa laskun otsikkokenttään tekstin ”hyvitetty laskua x” (x = hyvitettävän laskun numero). Laskuttaja voi tarvittaessa korjata tähän Procountorin hyvitettävälle laskulle antaman numeron.


Laskujen tietosisällön muodostuminen


Oheisessa kuvassa on esitetty ValueFramen laskun teko -näkymä ja sen keskeiset tiedot.


  1. Laskun asiakkaan tiedot
  2. Verkkolaskuosoite
  3. Laskun nimi eli otsikko
  4. Laskun numero
  5. Viitteenne (esim asiakkaan tilausnumero tai oma projektinumero)
  6. Toimitusaika
  7. Myyjä
  8. Laskun lähetystapa




Laskun tiedot Procountorissa


Procountor -laskulomake:



1. Laskun asiakkaan tiedot
2. Verkkolaskuosoite
3. Laskun nimi = Lisätiedot
4. Laskun numero = Muun järjestelmän laskunumero
5. Viitteenne = Tilausviite
6. Toimitusaika


Laskun kuva Procountorissa:



 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.